Como fazer gestão de igrejas? Essa é uma pergunta muito comum entre pastores e líderes que estão à frente de algum ministério. Afinal, Deus pede que os seus filhos sejam “mordomos fiéis e prudentes”, administrando com zelo tudo aquilo que pertence a Ele (Lucas 12:42-46).
Sabemos que encarar essa responsabilidade não é fácil. Muito pelo contrário: gerir igrejas é uma atividade complexa e desafiadora. Para te ajudar a ser um bom mordomo e honrar a confiança que o Senhor depositou em você, listamos, nas próximas linhas, oito boas práticas para administração eclesiástica.
1. Separar, se possível, os papéis do pastor e do gestor
Embora a gestão de muitas igrejas seja feita pelo pastor, esta pode não ser a melhor alternativa. Isso porque pastores foram chamados para liderar e discipular pessoas, mas não necessariamente para lidar com questões burocráticas de uma organização – e, cá entre nós, a estrutura administrativa das igrejas pode ser tão ou mais complexa quanto a de uma empresa.
Por isso, em muitos casos, a melhor saída para uma gestão organizada e eficiente é contratar ou eleger um gestor, profissional encarregado de administrar recursos financeiros e humanos. Lembre-se de que, além de formação em Administração, a pessoa escolhida deve ser íntegra e temente a Deus. Se o pastor desejar – ou precisar, devido a limitações orçamentárias – ocupar também o posto de gestor, ele deverá se dispor a aprender os trâmites necessários.
2. Delegar responsabilidades
Uma postura comum entre os líderes de igrejas é tentar “abraçar o mundo com as pernas”, ou seja, fazer várias coisas de uma só vez. Acontece que, além de não ser saudável, essa atitude não é produtiva, já que acaba resultando em uma grande sobrecarga. Daí a importância de aprender a delegar responsabilidades para as pessoas.
Antes de distribuir as atividades, porém, é preciso conhecer bem a equipe e avaliar quais pessoas têm perfil para executar o trabalho que será delegado. Lembre-se também de ser claro sobre a tarefa e o prazo de execução, acompanhar os processos e esclarecer possíveis dúvidas.
3. Fazer um planejamento estratégico
As ações da igreja devem ser não só orientadas pelo Espírito Santo, como também intencionais. A igreja deve entender a realidade que a cerca, definir alvos e traçar cursos de ação para atingir esses objetivos. É nesse ponto que entra o famoso planejamento estratégico. Além de auxiliar gestores na alocação dos recursos financeiros, um bom planejamento permite que os departamentos organizem melhor suas ações e maximiza as chances de cumprimento da missão da igreja. Estas são, de forma resumida, as etapas do planejamento estratégico:
| Etapa | O que fazer |
|---|---|
| 1. Criação da estrutura da organização | Definir organograma. |
| 2. Estabelecimento da missão, visão e valores | Determinar a razão de existir da igreja (a essência do ministério), onde ela quer chegar e os valores que devem envolver todas as atividades. |
| 3. Análise do ambiente externo | Avaliar as oportunidades que a igreja pode aproveitar e as ameaças externas que a rondam. Exemplos: Quais são as oportunidades na área de atuação da igreja? De quais tendências (tecnológicas, por exemplo) a igreja poderia se beneficiar? Que comportamentos sociais podem ser danosos à igreja? Que fatores podem afastar o público-alvo da igreja do templo? |
| 4. Análise do ambiente interno | Avaliar as forças e fraquezas da igreja. Exemplos: O que a igreja faz bem? Quais são seus diferenciais? No que ela pode melhorar? Há problemas que ameaçam a subsistência ou saúde espiritual da igreja? |
| 5. Estabelecimento de objetivos e metas | Com base nas análises anteriores, a igreja terá encontrado fatores críticos de sucesso, ou seja, fatores que podem contribuir ou não para a concretização do planejamento estratégico. Nesta fase, portanto, ela deverá traçar objetivos e metas para suprir suas necessidades (no caso de pontos fracos) e para potencializar suas fortalezas. O estabelecimento de alvos também deve ocorrer de acordo com a visão da igreja. |
| 6. Criação dos planos de ação | Elaborar um plano de ação para cada meta e definir os responsáveis para a execução delas. Recomenda-se o uso da ferramenta 5W2H, que esquematiza as tarefas com base nas respostas a sete perguntas: O que fazer? Como fazer? Quando fazer? Quem vai fazer? Onde vai ser feito? Quanto custa fazer? Por que fazer? |
| 7. Comunicação | Comunicar o plano de ação a todos os níveis relacionados na estrutura organizacional, para que a equipe tenha direcionamento e possa pôr as mãos na massa. |
| 8. Acompanhamento | Fazer reuniões periódicas para avaliar se o plano está evoluindo de acordo com o esperado ou se há necessidade rever ou modificar objetivos. |
Fonte: Instituto Jetro
4. Fazer controle patrimonial
O controle patrimonial, que consiste no gerenciamento dos bens de uma instituição, costuma ser visto como um procedimento burocrático e pouco importante para uma gestão eficaz, mas é fundamental para a preservação do patrimônio da igreja. Além disso, ele ajuda a reduzir custos, repor itens e otimizar processos de compra e venda.
Imagine, por exemplo, que determinada igreja comprou, no início do ano, 100 brinquedos para as crianças que participam do ministério infantil. É muito provável que, no primeiro mês, algumas peças estejam quebradas. Depois de um semestre, esse número será bem maior. Ao fim do ano, então, ainda mais.
Esses brinquedos tiveram uma vida útil adequada? Ofereceram um bom custo-benefício? O fornecedor (ou a marca dos brinquedos) merece estar em um próximo processo de compras?
Independente da resposta às perguntas, o importante é que o acompanhamento do patrimônio forneceu ao gestor informações estratégicas sobre a durabilidade e a depreciação dos bens da igreja. Com o conhecimento que adquiriu, a congregação poderá fazer investimentos mais assertivos nas próximas compras.
5. Administrar as finanças
Um dos principais desafios relacionados à gestão de igrejas é a administração das finanças, seja por falta de planejamento ou de profissionais capacitados para tratar dos recursos. Vale lembrar que, embora sejam entidades sem fins lucrativos, as congregações devem administrar as finanças com muita disciplina e organização. Isso porque elas não estão isentas de obrigações legais, e o dinheiro com o qual lidam pertence ao Senhor.
Se quer honrar seus compromissos e ser capaz de investir no Reino de forma inteligente, a igreja não pode abrir mão de uma boa gestão financeira. Para isso, é preciso escolher pessoas capacitadas para integrar a tesouraria, revisar o orçamento anual, criar fundos de reserva para emergências e adotar um software de gestão. Vale lembrar que a administração das finanças deve estar alinhada às diretrizes do planejamento estratégico.
6. Prestar contas
Em Lucas 16:1-2, Jesus nos ensina que os mordomos cuidam temporariamente dos bens que pertencem a outra pessoa, e que o verdadeiro dono exigirá uma prestação de contas da administração depois.
Jesus disse aos seus discípulos: “O administrador de um homem rico foi acusado de estar desperdiçando os seus bens. Então ele o chamou e lhe perguntou: ‘Que é isso que estou ouvindo a seu respeito? Preste contas da sua administração, porque você não pode continuar sendo o administrador’.
Lucas 16:1-2 (Nova Versão Internacional)
Portanto, prestar contas aos membros da igreja sobre finanças e patrimônio é obedecer as orientações do próprio Cristo. Agir com transparência, além de ser a coisa certa a se fazer, também faz com que as pessoas se sintam participantes da congregação e inspiradas a contribuir.
7. Manter os dados cadastrais da membresia online
Muitas igrejas associam a manutenção da ficha cadastral dos membros a burocracia. Isso porque, ao tocar nesse assunto, elas imaginam uma enorme papelada, distribuída em gavetas de ferro pesadas. Felizmente, graças à tecnologia, a gestão de membresia não precisa ser sinônimo de dor de cabeça.
Com o suporte de uma plataforma especializada, a igreja pode criar um banco de dados digital com as informações cadastrais dos membros e usar filtros inteligentes para entender melhor o perfil das pessoas. O processo de cadastro e de atualização dos dados, ao contrário do preenchimento das fichas de papel, é rápido e prático.
Se souber com quem está falando, a congregação conseguirá segmentar o envio de comunicados, planejar ações de discipulado mais eficazes, encontrar talentos para integrar ministérios específicos, entre outras coisas.
8. Usar o Multigestor inChurch
Se sua denominação é grande, com igrejas regionais e locais, fazer uma boa gestão se torna algo ainda mais desafiador. Sabendo disso, a plataforma inChurch oferece o recurso de multigestão. Trata-se de uma tecnologia que permite que um mesmo sistema administrativo sirva para tanto para a igreja matriz quanto para as filiais.
Com a ferramenta, que ajuda a reduzir custos, cada igreja local tem o próprio painel de controle, podendo administrar finanças, células e membresia de maneira independente. O recurso de multigestão também se aplica à distribuição de conteúdo no site e aplicativo. Isso significa que cada unidade pode ter uma página exclusiva. Ao mesmo tempo, é possível estabelecer seções comuns a toda denominação, como “Missão, Visão e Valores” e “Quem Somos”.
Desta forma, ao acessar o app ou site, o usuário escolhe a unidade na qual congrega e tem acesso a todos os eventos, comunicados e materiais da sua igreja, bem como a informações relevantes da igreja matriz.
Agora que você conhece as principais boas práticas para gestão de igreja, já pode começar a otimizar a administração do seu ministério. Se precisar de orientação, conte com a expertise da inChurch. Fale com nossos especialistas e descubra como podemos ajudar você.
