Fazer ficha de membro é fundamental para saber quantas pessoas fazem parte da igreja e mensurar o crescimento da congregação. O principal benefício de um cadastro bem feito e com informações estratégicas, porém, é ajudar a liderança a mapear o perfil da membresia. Com esse conhecimento, é possível avaliar a necessidade de criação de ministérios, orientar ações de discipulado e segmentar a comunicação corretamente.
Existem uma série de modelos de ficha de membro de igreja para imprimir disponíveis na internet. Nós, no entanto, não acreditamos que haja uma fórmula certa para elaboração do cadastro. Cada igreja deve avaliar as informações que são mais relevantes e fazem mais sentido para a realidade da congregação.
Justamente por isso, preferimos listar dados importantes e estratégicos para a composição da ficha. Eles estão divididos em três categorias: informações básicas, informações de contato e informações eclesiásticas. A seguir, entenda como organizar ficha de membro e saiba onde hospedar o cadastro da membresia.
Informações básicas
1. Nome completo
Este é o campo mais óbvio e também mais importante da lista. Todo e qualquer cadastro começa com a identificação da pessoa. Por isso, na hora de montar a ficha de membro da igreja, não se esqueça de marcar o preenchimento desse campo como obrigatório.
2. Sexo
Saber o sexo dos membros é importante não só para identificar pessoas cujos nomes são unissex (como Ariel, Eli, Dominique e Darci), mas também para segmentar a comunicação com a membresia. Imagine, por exemplo, que a igreja precisa enviar um e-mail avisando sobre a abertura de inscrições para o congresso anual de mulheres. Ao filtrar a membresia pelo critério “sexo”, é possível exportar uma lista única com os e-mails de todas as irmãs, separando-as da membresia geral e evitando que os homens também sejam incluídos no comunicado.
3. Data de nascimento
A data de nascimento é outro campo indispensável para o conhecimento da membresia. Com base nesta informação, é possível identificar o perfil etário (ou seja, o perfil relacionado à idade) da membresia e avaliar a necessidade de criação de ministérios específicos, como os de idosos e jovens.
Além disso, quando sabemos a data em que alguém nasceu, podemos parabenizar a pessoa pelo seu aniversário. Imagine como ela se sentirá especial ao receber, bem no dia em que está assoprando as velinhas, uma ligação do líder, uma mensagem carinhosa ou mesmo uma notificação de push no app da igreja com um texto de parabéns.
4. Estado civil (solteiro, casado, divorciado, viúvo, união estável)
Existem quatro tipos de estado civil: solteiro(a), casado(a), divorciado(a), viúvo(a) e em união estável. Com essa informação em mãos, a liderança da igreja pode planejar melhor ações de discipulado (as demandas dos solteiros são bem diferentes das dos casados, concorda?) e mapear a necessidade de criação de ministérios específicos. Se houver muitos divorciados na igreja, por exemplo, é possível criar uma frente de trabalho ministerial dedicada à restauração de casamentos.
Informações de contato
1. Endereço completo
É fundamental que o endereço conste da ficha de membro. Além de ser útil para redirecionar a pessoa para uma célula mais próxima da casa dela, essa informação permite que a liderança faça visitas em momentos oportunos. No cadastro, lembre-se de pedir os seguintes dados:
- Logradouro (rua, avenida, estrada etc);
- Número;
- Complemento;
- Cidade;
- Bairro;
- CEP.
2. Número celular
Saber o número de celular dos membros é essencial para entrar em contato com eles de forma rápida e prática, seja via ligação telefônica ou envio de mensagens por WhatsApp.
3. E-mail
Se sua igreja tem o hábito de enviar comunicados por e-mail, não se esqueça de pedir essa informação na ficha de inscrição. O e-mail também é importante para o envio de informações mais sensíveis, como relatórios anuais de prestação de contas.
Informações eclesiásticas
1. Data de entrada na igreja
Se a igreja quer fazer uma gestão de membresia eficiente, não pode abrir mão deste dado. Ele permite saber quantas pessoas entraram na congregação em determinado período, mensurar o crescimento da igreja (em termos de quantidade de membros) e verificar a média de tempo que cada irmão permanece na comunidade. Caso ache relevante, a igreja também pode dedicar um campo à modalidade de ingresso (por batismo, transferência, aclamação ou reconciliação, por exemplo).
2. Data de batismo
A data de batismo é um dado relevante para analisar o tempo de caminhada na fé e acompanhar a evolução espiritual do membro. Além disso, pode ser usada pela igreja como gancho para envio de mensagens carinhosas e especiais, como “Hoje faz três anos que você nasceu de novo!”.
3. Ministérios e cargos
Na ficha de membro, não se esqueça de perguntar se a pessoa faz parte de algum ministério (louvor, comunicação, assistência social etc) ou se exerce algum cargo dentro da igreja (diácono, presbítero, líder de célula etc). Este dado é muito importante para avaliar o percentual de membros engajados no voluntariado e mapear o perfil da liderança.
4. Célula que frequenta
Se a sua igreja se organiza em células ou pequenos grupos, lembre-se de incluir essa informação no cadastro. Pergunte ao membro se ele frequenta uma reunião e, em caso afirmativo, qual. Com esse dado em mãos, a igreja pode mensurar a adesão dos membros às células.
Informações adicionais
Após definir os dados que constarão das seções acima, a igreja pode optar por pedir informações adicionais como:
- Escolaridade e profissão;
- Áreas de interesse no serviço da igreja;
- Outras religiões que já tenha frequentado.
Onde hospedar o cadastro de membros?
Quando falamos em ficha de membro, muitas igrejas imaginam amontoados de papéis distribuídos (não necessariamente organizados) em gavetas pesadas de madeira ou de ferro. E não é por acaso: durante muito tempo a gestão de membresia foi feita dessa forma, que deixa a desejar em termos de praticidade e segurança. Para você entender melhor o que estamos dizendo, imagine os seguintes cenários:
1. Um membro que era solteiro quando preencheu a ficha se casou. Agora, para atualizar o cadastro e inserir apenas três novas informações (estado civil, nome do cônjuge e data de casamento), ele precisará preencher toda a ficha à mão outra vez.
2. O pastor está no escritório revendo informações de atendimentos anteriores. Ele percebe, então, que precisa entrar em contato com determinado membro para ver como ele está. Abre a gaveta em busca da ficha, retira o papel correspondente e o coloca em cima da mesa. Antes de olhar o número de celular da pessoa, porém, o pastor decide pegar um café e acaba derrubando o líquido bem em cima da ficha.
As duas situações ilustram como o armazenamento de dados cadastrais em fichas de papel dificulta a gestão e compromete a segurança das informações. Felizmente, graças à tecnologia, é possível arquivar informações pessoais, eclesiásticas e de contato em ambientes online seguros, que podem ser acessados de qualquer lugar e facilitam o cruzamento inteligente de dados.
1. Google Forms e Google Sheets
O combo Google Forms (Formulários) e Google Sheets (Planilhas) pode ser uma boa alternativa para igrejas evangélicas que estão começando a migrar as fichas de membro para o ambiente digital. É possível criar gratuitamente um formulário com os dados que citamos acima e enviar o link para a membresia preencher. As respostas são enviadas direto para uma planilha do Google Sheets, que apresenta interface muito parecida com o Excel. Neste serviço a igreja pode filtrar informações, gerar gráficos e cruzar dados estratégicos.
Apesar de prática, essa alternativa tem desvantagens. Em primeiro lugar, a atualização cadastral não pode ser feita pelo próprio membro, apenas pela igreja, o que vai requerer dos líderes um trabalho constante de acompanhamento. Além disso, para aplicar filtros inteligentes, é necessário que a pessoa responsável pela gestão da planilha tenha conhecimentos em Excel.
2. Plataforma inChurch
Para gerir a membresia de forma estratégica, o ideal é adotar um sistema de gestão especializado, como a plataforma inChurch. Por meio dela, a igreja pode cadastrar os dados dos membros ou compartilhar com eles o link de um formulário especial, que serve tanto para um primeiro cadastro quanto para atualização de informações.
Após a submissão do formulário, o cadastro do membro fica como “pendente”. Isso ocorre para que a igreja possa revisar os dados e verificar se algum campo foi preenchido incorretamente, zelando pela precisão e veracidade das informações. Uma vez aprovado o cadastro, é gerado um número de matrícula que identifica o membro.
Intuitiva e inteligente, a gestão de membresia da plataforma inChurch permite também anexar documentos à ficha de membro (certificado de batismo e de cursos bíblicos, por exemplo), associar familiares ao cadastro do membro e registrar atendimentos pastorais pelos quais ele passou. Além disso, é possível acompanhar a frequência de comparecimento da pessoa a células ou pequenos grupos, já que a gestão de membresia é integrada à funcionalidade de gestão de células.
Se você entende a importância de armazenar os dados dos membros em um ambiente online seguro, não deixe para depois a decisão de aderir a um sistema de gestão de membresia. Nós, da inChurch, podemos te ajudar. Quer saber como? Basta clicar aqui e pedir para falar com um especialista que entraremos em contato com você.
