O treinamento de voluntários é parte fundamental da integração dos novos membros à equipe do ministério e deve ocorrer após o recrutamento dos colaboradores. Além de permitir que os recém-chegados sejam alinhados à missão, à visão e aos valores da igreja, o chamado onboarding (ou treinamento de boas-vindas, em tradução livre) contribui para o engajamento dos voluntários, que costumam se sentir mais motivados após serem acolhidos na família ministerial.
Entre os benefícios do treinamento de integração está também a preparação dos novos membros da equipe para a rotina de trabalho voluntário. Isso porque, durante o onboarding, eles terão a chance de conhecer os processos e atividades da função antes de pôr a mão na massa. Sem treinamento adequado, por outro lado, os voluntários poderão se sentir confusos e frustrados, sem senso de propósito.
Foi para evitar situações como essa e ajudar a maximizar o engajamento da sua equipe de voluntários que preparamos este guia. Nas próximas linhas, confira oito passos essenciais para construir um treinamento de voluntários na igreja. Todas as instruções contidas nas etapas podem ser adaptadas conforme a realidade do seu ministério.
Crie um plano de ação e uma lista de tarefas
O primeiro passo para construir um treinamento de voluntários na igreja não poderia ser outro: planejamento. Recomendamos que você siga a metodologia 5W2H, que consiste em um checklist administrativo de atividades específicas que devem ser desenvolvidas pelas pessoas envolvidas em um projeto.
Essa sopa de letras e números corresponde às iniciais (em inglês) de sete perguntas que permitem visualizar o problema (neste caso, a organização de um treinamento de voluntários na igreja) de forma clara e objetiva, eliminando dúvidas que possam surgir ao longo do processo.
Agora que você já conhece o significado das perguntas-chave, pode começar a aplicar a metodologia 5W2H no plano de ação do seu treinamento. Sugerimos que você organize o evento em etapas e defina os sete parâmetros em cada uma delas. Confira o exemplo abaixo:
Viu como é fácil? Basta abrir uma planilha e montar o seu plano de ação.
Crie um manual de instruções para novos membros
Organize, em um pequeno manual de instruções, as tarefas que os novos voluntários da equipe devem cumprir nos primeiros dias de trabalho ministerial. A ideia é não só apresentar uma visão geral do documento durante o treinamento de boas-vindas, mas também fornecer uma cópia (seja impressa ou digital) para as pessoas levarem para a casa e poderem ler com calma.
Além de descrições didáticas das tarefas, inclua uma lista com perguntas frequentes (FAQ) relativas à rotina do ministério. O manual pode ser feito no Trello, site de gerenciamento de projetos, em ferramentas amadoras, como PowerPoint e Canva, ou programas profissionais, como o Adobe InDesign.
Caso opte por fazer uma versão em PDF, não se esqueça de adicionar o material à área de Downloads do aplicativo da sua igreja, se tiver um, e restringir o acesso ao grupo de voluntários. Desta forma, todos os membros da equipe podem consultar o manual de instruções sempre que quiserem.
Apresente os pastores e os colegas de equipe
É muito importante que os novos voluntários integrantes do ministério conheçam – pessoalmente – os pastores e os colegas da equipe. Isso mostra que a igreja é uma família onde todos os membros são igualmente importantes e podem sempre contar uns com os outros.
Por isso, na hora de agendar o treinamento de voluntários, escolha uma data em que a liderança e o maior número possível de membros da equipe possa estar presente na igreja. Certifique-se de que eles vão não só participar de parte do treinamento, como também terão um momento para conversar e trocar ideias com os recém-chegados.
Apresente a missão, a visão e os valores da igreja
O trabalho ministerial não é um trabalho voluntário comum; ele é parte integrante de uma vida de serviço e adoração a Deus. Cada pessoa que compõe as equipes ministeriais – zeladoria, assistência social, comunicação, louvor, entre outras – da igreja deve trabalhar em harmonia com a liderança para contribuir para a expansão do Reino de Deus.
Justamente por isso, é fundamental que os novos membros do ministério tenham pleno conhecimento a respeito da missão, da visão e dos valores da igreja. Esses conceitos se referem, respectivamente, à razão de existir da congregação, ao lugar onde ela quer chegar e aos ideais que devem estar presentes em tudo que os membros e a própria igreja fizerem.
Sem alinhamento prévio a respeito desses pilares, o serviço pode se tornar uma atividade puramente mecânica e sem propósito. Sabendo disso, lembre-se de apresentar a missão, visão e valores da igreja no treinamento de voluntários.
Ofereça treinamento específico
Se alguma atividade ministerial exigir manuseio de programas ou equipamentos específicos, não deixe de dedicar um momento especial para a apresentação dessas ferramentas no evento de integração. A ideia não é se debruçar extensivamente sobre os recursos, mas fornecer aos novos integrantes orientações básicas para operá-los.
Imagine, por exemplo, um ministério de comunicação que tem entre seus departamentos a Fotografia, área responsável pela cobertura fotográfica dos cultos e eventos. Nesse caso, o objetivo não é ministrar um curso completo de fotografia, mas mostrar aos voluntários como eles podem operar a câmera, explicar que cuidados devem ter ao fotografar pessoas em momentos de adoração e estimulá-los, na prática, a desenvolver um olhar sensível para bons cliques.
Dependendo do que será ministrado no treinamento específico, vale investir no uso de vídeos para otimizar tempo e facilitar a aprendizagem. Você pode, por exemplo, filmar os voluntários atuais em ação para que os recém-chegados possam ver como as atividades funcionam. Outra alternativa é gravar tutoriais em vídeo.
Além disso, é importante que, durante o treinamento específico, você permita que os novos membros da equipe tenham contato direto com os programas e equipamentos. Deixe, se o tempo permitir, que cada um mexa nas ferramentas para ganhar familiaridade com elas. Sem um momento de prática, por menor que este seja, o treinamento pode acabar se tornando teórico demais – e entediante também.
Estabeleça mentores
Se a equipe do ministério tiver um número significativo de membros, recomendamos que você estabeleça mentores para acompanhar os novos integrantes. Além de ajudar a estreitar laços de amizade, a presença de um mentor potencializa o processo de aprendizagem e é uma forma de garantir que o voluntário se sinta seguro e engajado desde o início de sua jornada no ministério.
Adicione os voluntários aos grupos de organização das escalas e comunicação entre os membros
Os novos voluntários precisam ser adicionados aos grupos relativos ao ministério logo no treinamento. Para melhor organização, é interessante recorrer a uma plataforma de gerenciamento de projetos, como Trello e Asana, que permita organizar e distribuir tarefas entre os membros da equipe.
Ao concentrar a gestão da equipe em plataformas projetadas especificamente para isso (ao contrário dos grupos de WhatsApp e Telegram, que foram desenvolvidos para outro fim), fica mais fácil acompanhar o fluxo de produção e ter uma visão geral das rotinas do ministério, o que é especialmente importante para os recém-chegados.
Para a comunicação do dia a dia entre os membros da equipe, você pode usar grupos no Telegram ou WhatsApp.
Acompanhe de perto o primeiro dia
O primeiro dia de voluntariado é, para muitas pessoas, um misto de alegria e ansiedade. Elas querem servir a Deus com excelência e estão empolgadas diante dessa oportunidade, mas também se preocupam com os possíveis erros que podem cometer, já que estão processando uma série de informações novas.
Coloque-se no lugar dos novos membros: se você soubesse que haveria alguém ao seu lado para te assistir e encorajar, se sentiria menos tenso e mais confortável, concorda? Justamente por isso, é importante que os mentores acompanhem os recém-chegados no primeiro dia de trabalho ministerial. Garanta que essa experiência piloto seja o mais gratificante possível.
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