Como uma instituição, é fundamental que a igreja tenha processos claros para realizar toda a parte legal que um ministério exige. Porém, quando os processos de tomada de decisão envolvem burocracia nas igrejas reduzem a produtividade. Além disso, podem ser uma fonte de frustração para líderes e pastores.
A estrutura interna de uma igreja deve ser desenvolvida com o objetivo de apoiar o fluxo de processos do trabalho ministerial. Ao mesmo tempo, também deve eliminar sistemas duplicados e muito complexos para não retardar as coisas. Para isso, existem muitos tipos diferentes de estruturas organizacionais que se encaixam em diferentes modelos de igrejas.
A burocracia prejudica as igrejas quando cria gargalos no processo de tomada de decisão. E, em última instância, no fluxo de atividades ministeriais. Esse tipo de situação acontece quando os processos envolvem decisões divididas em várias camadas. Isso retarda os processos, o que pode impactar a capacidade de uma igreja de cumprir sua missão.
Por isso, nas próximas linhas, vamos dar 4 dicas para ajudar sua igreja a reduzir a burocracia e otimizar seus processos.
Como minimizar a burocracia nas igrejas?
1. Desenvolva um orçamento para emergências
Situações inesperadas e não planejadas acontecem. Por isso, é importante se preparar para o desconhecido. Por isso, o orçamento geral da igreja é feito baseado em contas, suprimentos e equipamentos necessários para executar a operação diária da igreja. Isso envolve reformas, substituição de equipamentos, eventos e outras tarefas que foram planejadas pelo ministério.
Mas, o orçamento também deve incluir fundos para despesas inesperadas que são difíceis de planejar. A reserva de emergência funciona para que o mistério não fique desamparado durante necessidades inesperadas. No caso das igrejas, é recomendado que a reserva de emergência corresponda ao custo de funcionamento do templo durante um ano, aproximadamente.
Para administrar com mais eficácia essas reservas, o ministério pode adotar um sistema de gestão. Com a inChurch, por exemplo, a igreja tem a disposição uma plataforma integrada aos seus dispositivos de entrada (maquininha de cartão, totem de autoatendimento, site, aplicativo, entre outros), para que a igreja possa concentrar todas as fontes de receita em um só lugar e otimizar a administração dos recursos. Assim, pastores e líderes podem focar no que realmente importa: o cuidado com as vidas.
2. Capacite funcionários e voluntários
Os funcionários de um ministério precisam de algum nível de autoridade de tomada de decisão. Capacitar os funcionários e voluntários a tomar decisões contribui na forma como desempenham suas responsabilidades na função.
Esse processo inclui permitir que eles tomem decisões rápidas sobre processos que envolvem o ministério. E que também afetam sua capacidade de fazer o trabalho. Por exemplo, imagine que foi decidido que a sala de oração precisa ser pintada.
A equipe foi recrutada para o trabalho e os materiais já chegaram. Mas, a cor da tinta precisa ser decidida por um comitê de pastores. Centralizar essa decisão atrasa o processo e impacta a capacidade da equipe de fazer o trabalho. Uma forma de prevenir situações assim e eliminar esse tipo de burocracia é pré-estabelecer com a equipe uma paleta de cores. Assim, eles têm autoridade para escolher – o que remove o gargalo no processo.
Quando os funcionários ou voluntários têm o poder de tomar decisões sobre seu trabalho, cumprem tarefas mais rapidamente e se orgulham do que fazem. Isso resulta em uma força de trabalho mais engajada, um objetivo que toda igreja deveria ter!
3. Defina limites de gastos
Com a autonomia vem a responsabilidade. A autonomia reforça a sensação de ser capaz de tomar decisões. Por isso é preciso permitir que os funcionários da igreja tenham a flexibilidade de agir rapidamente. Tanto sobre as coisas que retardam o processo de trabalho, quanto as que impactam a experiência do membro.
Nessa etapa, é preciso permitir que os gestores da igreja também tomem decisões de processo e gastos, mas com limites predeterminados. Assim, é possível que decisões rápidas sejam tomadas sem passar por um processo formal de aprovação.
4. Treine e mentorie
Treinar e mentorear envolve assumir o risco de possíveis erros. Mas, é preciso permitir que os funcionários cometam erros e usa-los como uma oportunidade de aprendizado. Para isso, esteja perto e ensine com paciência e amor.
Ajude-os a entender a diferença entre uma decisão boa e má. Você pode fazer isso demonstrando a diferença de resultados entre as escolhas de decisão. Nessa etapa, é preciso esclarecer e treinar pessoas para que pensem e desenvolvam mais de uma possível escolha de decisão. Liste pontos essenciais para definir qual a melhor escolha, como pensar em decisões que economizam os recursos da igreja e apresentem o mesmo resultado.
Mentorear funcionários vem com muitos momentos de ensino. É preciso ensinar a maneira adequada de acelerar o processo de tomada de decisão com responsabilidade. Além de simplificar situações rotineiras que não precisam ter burocracia. Assim, é possível desenvolver uma equipe que entende a missão, tem autoridade para fazer o trabalho e entende como fazer as coisas da maneira mais eficiente e econômica.
Organização e processos otimizados, além de evitar a burocracia nas igrejas, atraem pessoas. Fale com nossos especialistas e entenda como podemos ajudar sua igreja a otimizar processos.
